Preselite CRM, ne izgubite istoriju
Migracija na Salesforce sa kompletnim podacima, bez perioda u kom niko ne zna gde da upiše posao.
Odluka o prelasku na Salesforce retko pada zbog funkcija. Zaustave je tri straha: da će se izgubiti istorija, da će tim mesec dana raditi u dva sistema i da će se na kraju ionako vratiti u tabele. Ova strana je o tome kako se ta tri straha skidaju.
Stari sistem se ne gasi onog dana kad novi krene
Najveći strah pred migracijom nije tehnički nego psihološki: trenutak u kom ste pustili staro, a novo još niste proverili. Zato prelazak nije prekidač nego preklop: stari sistem ostaje zamrznut i dostupan dogovoreni period, pa svaki podatak može da se uporedi sa izvorom.
Zaključava se samo za upis, i to istog dana kada Salesforce kreće. To je jedina stvar koja je oštra, i namerno: dva otvorena sistema su najsigurniji način da se na kraju ne koristi nijedan.
Šta se seli, a šta ostaje
Migracija nije kopiranje baze. Ono što ne prenesemo jednako je važno kao ono što prenesemo. Zato se dogovara unapred, a ne otkriva posle.
Prenosi se
- kontakti, kompanije i veze između njih
- prilike sa celom istorijom, uključujući izgubljene
- aktivnosti: pozivi, sastanci, beleške i prepiska
- prilozi i dokumenti, vezani za zapis kom pripadaju
- korisnička polja koja neko zaista koristi
- vlasništvo nad zapisima i prava pristupa
- otvoreni zadaci i zakazani koraci
Namerno ne prenosimo
- duplikate - spajaju se pre preseljenja, ne posle
- polja koja su tri godine prazna
- zapise bez vlasnika i bez ijedne aktivnosti
- procese koji su postojali zato što stari sistem nije umeo drugačije
- izveštaje koje niko nije otvorio
- automatizacije koje su se ionako gasile ručno
Pet koraka, sa jasnim krajem svakog
Svaki korak ima rezultat koji možete da vidite i odobrite. Nema faze u kojoj se čeka i ne zna se dokle se stiglo.
-
01
Popis i procena 1—2 nedelje
Otvaramo vaš postojeći sistem i brojimo: koliko zapisa, koliko polja, koliko ih je zaista popunjeno, gde su duplikati i šta visi na integracijama. Rezultat je dokument sa obimom i cenom, bez raspona.
-
02
Mapiranje i čišćenje 1—2 nedelje
Svako polje dobija svoje mesto u Salesforce-u ili obrazloženje zašto ga nema. Duplikati se spajaju u starom sistemu, dok su ljudi koji ih poznaju još tu. Rezultat je mapa koju odobravate pre nego što se išta pomeri.
-
03
Probna migracija 1 nedelja
Prenosimo sve u testno okruženje i predajemo vam ga da ga razbijete. Vi tražite svoje zapise i proveravate da li izgledaju kako treba. Rezultat je lista ispravki, pa se proba ponavlja dok lista ne bude prazna.
-
04
Prelazak jedan vikend
Glavna migracija ide van radnog vremena, sa zamrznutim starim sistemom da se u međuvremenu ništa ne izgubi. U ponedeljak ujutru tim radi u Salesforce-u. Rezultat je jedan sistem, ne dva.
-
05
Prve nedelje 2—4 nedelje
Ostajemo uz tim dok se navika ne promeni: brze ispravke, dopune izveštaja i obuka na stvarnim slučajevima umesto na demo podacima. Rezultat je korišćenje, a ne samo isporuka.
Sa kog sistema selite
Svaki izvor ima svoje mesto na kom se migracije obično lome. Evo na šta pazimo kod onih koje najčešće viđamo.
Microsoft Dynamics
Bogata korisnička polja i procesi koji se oslanjaju na Dynamics logiku. Najviše vremena odlazi na odluku šta od toga ima smisla preneti, a šta je bilo zaobilaženje ograničenja.
HubSpot
Marketing i prodaja dele jedan zapis, pa se lako izgubi razlika između kontakta i potencijalnog klijenta. Razdvajamo ih pre prenosa, da segmentacija u Salesforce-u ne krene od nule.
Pipedrive
Prilike su obično uredne, ali istorija aktivnosti i prilozi često nisu vezani za pravi zapis. Tu se najviše dobija čišćenjem pre migracije.
Zoho CRM
Moduli se lako dodaju, pa ih po pravilu ima više nego što se koristi. Popis pokaže da se polovina može izostaviti, što skraćuje i posao i obuku.
SugarCRM i starije platforme
Izvoz je tehnički jednostavan, ali su podaci stari i formati nedosledni. Više se radi na normalizaciji nego na samom prenosu.
Excel i interna rešenja
Nema šeme koju treba mapirati - treba je napraviti. Najsporiji početak, ali i prilika da se procesi postave kako treba iz prve.
Šta može da pođe naopako i kako to pokrivamo
Ovo su stvari zbog kojih se migracije odlažu godinama. Nijedna nije izmišljena i nijedna nema magično rešenje, već ima postupak.
Podaci se izgube u prenosu
Stari sistem se ne gasi po završetku, već ostaje zamrznut i dostupan dogovoreni period. Svaka migracija ima izveštaj o broju prenetih i odbijenih zapisa, sa razlogom odbijanja za svaki.
Tim nastavi da radi po starom
Stari sistem se zaključava za upis istog dana kada Salesforce kreće. Dva otvorena sistema su najsigurniji način da se na kraju ne koristi nijedan.
Integracije puknu
Popis obuhvata i ono što zove CRM spolja - sajt, ERP, telefoniju, fakturisanje. Svaka se testira u probnoj migraciji, a ne na dan prelaska.
Obim naraste usput
Obim se zaključava posle mapiranja, koje vi odobravate. Sve što dođe posle toga je zaseban dogovor, sa svojom cenom i svojim rokom.
Prelazak ugrozi kvartal
Termin birate vi, prema svom kalendaru. Glavna migracija ide vikendom i ima definisan trenutak do kog se još može vratiti na staro.
Recite nam sa čega selite
Prvi korak je popis: otvorimo vaš sistem, izbrojimo šta je unutra i kažemo koliko traje i koliko košta. Za to nam je dovoljan jedan razgovor.